A ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL
A contabilidade de uma empresa deve realizar a escrituração dos fatos que alteram o seu patrimônio. Toda organização precisa registrar suas movimentações financeiras, de modo que consiga emitir relatórios precisos para verificar seu desempenho e tomar medidas de gestão que favoreçam o crescimento da empresa.
Este artigo traz conceitos e práticas fundamentais para o bom andamento de uma organização. São vários livros de registros que servem para documentar as movimentações financeiras, que afetam diretamente o patrimônio das organizações.
Numa organização, cada pequena empresa ou venda, por menor que seja, tem que ser documentada. Não pode haver nenhuma operação financeira sem que haja um registro adequado. Para isso, as empresas utilizam técnicas de Contabilidade.
A Contabilidade
A Contabilidade é o estudo e o controle do patrimônio das organizações. Ela registra os fatos relacionados com a formação, a movimentação e as variações do patrimônio, fornecendo informações para os administradores, proprietários e terceiros sobre como a organização está desenvolvendo as suas atividades econômicas e financeiras.
Portanto, são de interesse na Contabilidade os fatos administrativos, que são acontecimentos que interferem no patrimônio de uma organização, aumentando-o ou diminuindo-o. São fatos administrativos: Compras, Vendas, Pagamentos e Recebimentos.
Escrituração
Toda organização precisa documentar cuidadosamente as informações referentes a compras, vendas, pagamentos e recebimentos, pois é através disso que ela toma conhecimento de seu lucro ou prejuízo, da situação atual de seu patrimônio, entre outras informações fundamentais, que interessam aos gestores e acionistas.
Por isso, uma das atividades da Contabilidade é registrar todas as movimentações que afetam o patrimônio. Esse processo chama-se escrituração.
Uma correta escrituração, que siga as exigências da lei, deve ser feita:
• Em idioma e moeda nacionais.
• Em ordem cronológica de dia, mês e ano.
• Em acordo com as normas de Contabilidade.
• Sem espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.
• Com base em documentos de origem interna ou externa, que sejam idôneos e tenham valor contábil.
Para fazer o lançamento de um fato administrativo nos livros contábeis ou fiscais é preciso registrar os seguintes dados:
• Local e data da ocorrência do fato.
• Histórico ou descrição do fato.
• Valor em moeda corrente.
A escrituração é feita através de dois livros principais:
• Livro diário.
• Livro-razão.
Há ainda livros auxiliares:
• Livro contas-correntes.
• Livro-caixa.
• Livro de inventário.
• Livro registro de entrada de mercadorias.
• Livro registro de saída de mercadorias.
• Livro registro de prestação de serviços.
Obs.: È preciso manter os livros em dia, pois eles são objeto de fiscalização por auditores e fiscais de órgãos do Governo, que podem visitar a empresa quando desejarem.
Hoje em dia a maioria das empresas e dos contadores faz esse registro em arquivos de comutador. Nesse caso, as exigências para apresentação e encadernação do livro diário continuam valendo, e devem ser observadas quando, periodicamente, os arquivos forem impressos. O livro diário impresso deve ser assinado pelo responsável pela empresa.
Os documentos contábeis
Vimos que toda movimentação que afeta o patrimônio deve ser registrada através de documentos. No entanto, não é qualquer documento que é considerado apropriado para a Contabilidade.
Os documentos fiscais de compra e venda tem algumas exigências. Uma nota fiscal possui elementos obrigatórios que ela deve conter. Como você já sabe, a nota fiscal é o documento que o vendedor é obrigado, por lei, a fornecer ao comprador. Todas as notas fiscais são numeradas.
Quem vende não pode simplesmente jogar fora uma nota fiscal e emitir outra. A empresa deve prestar conta para a Secretaria de Receita Federal de todas as notas fiscais emitidas, quais foram entregues, quais foram canceladas. Mesmo as canceladas devem permanecer na Contabilidade.
Uma nota fiscal torna-se um recibo assim que o pagamento pela venda for efetuado. Muitas notas fiscais já têm escrito no corpo “vale como recibo”, e nesse caso o processo é automático. Se a nota fiscal tiver no corpo os dizeres “não vale como recibo”, então o vendedor, ao receber o pagamento, deverá carimbar a nota fiscal do computador com o dizer “PAGO”, colocar a data e rubricar.
Além disso, um documento, para ter valor contábil, não pode estar rasurado, riscado, borrado, ou ter qualquer outra forma de emenda ou falta de clareza.
Patrimônio
É o conjunto dos bens, direitos e obrigações de uma organização.
Bens
Tudo aquilo que pode ser avaliado em moeda e satisfaz às necessidades humanas.
Há dois tipos de bens:
• Os tangíveis – exemplo: mesas, computadores.
• Os intangíveis – exemplo: reputação da empresa, fama da marca.
Direitos
São aqueles valores que uma organização tem direito de receber de terceiros, como crédito concedido aos clientes.
Obrigações
São as dividas e compromissos assumidos com terceiros, como contas à pagar para fornecedores.
O balanço patrimonial
O balanço patrimonial é uma representação do patrimônio de uma empresa em determinado momento no tempo.
Patrimônio líquido
É igual à soma dos bens e direitos (ativos) menos as obrigações (passivos).
Bens + direitos – obrigações = patrimônio líquido
Ou:
Ativos – passivos = patrimônio líquido
| Ativos | Passivos |
| Bens e direitos | Obrigações |
| | Patrimônio Líquido |
As contas
Os relatórios financeiros, como o balanço patrimonial ou a demonstração do resultado do exercício, são formados por contas.
Conta é o nome dado na Contabilidade aos componentes do patrimônio (bens, direitos, obrigações e patrimônio líquido) e aos elementos de resultado (receitas e despesas).
As contas podem ser divididas em dois grupos:
• Contas patrimoniais: não alteram o patrimônio da organização.
• Contas de resultado: alteram o patrimônio da organização.
As contas patrimoniais são aquelas que compõem o balanço patrimonial e dividem-se em contas de ativo e de passivo.
As contas de resultado dividem-se em:
• Receitas – representa o aumento do seu patrimônio por meio das suas atividades.
• Despesas – são saídas de recursos necessárias para o andamento da organização. Por exemplo, aluguel, contas de telefone e energia etc.
• Custo – é o sacrifício financeiro necessário para gerar o produto ou serviço. Ex (material).
As receitas menos as despesas resultarão em lucro ou prejuízo, que por sua vez poderão aumentar ou diminuir o patrimônio da organização.
“O caminho para o sucesso é você conseguir equilibrar as despesas”.
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